MENGELOLA ADMINISTRASI DANA KAS KECIL
Peralatan/Dokumen yang dibutuhkan dalam pengelolaan Dana Kas Kecil adalah:
1) Bukti Kas Keluar
2) Cek
3) Permintaan Pengeluaran Kas Kecil
4) Bukti Pengeluaran Kas Kecil
5) Permintaan Pengisian Kembali Kas Kecil
Catatan Akuntansi Yang Digunakan
1) Jurnal Pengeluaran Kas
2) Reister Cek (Check Register)
3) Jurnal pengeluaran Dana Kas Kecil
Fungsi-Fungsi Yang Terkait Dengan Kas Kecil
1) Fungsi Kas
2) Fungsi Akuntansi
3) Fungsi Pemegang Dana Kas Kecil
4) Fungsi Yang Memerlukan Pembayaran Tunai
5) Fungsi Pemeriksa Intern
Fungsi Kas, bertanggung jawab dalam mengisi cek, meminta otorisasi atas cek dan menyerahkan cek pada pemegang dana kas kecil pada saat pembentukan dan pengisian kembali dana kas kecil.
Fungsi Akuntansi, bertanggung jawab atas:
a) Pencatatan pengeluaran kas kecil menyangkut biaya dan persediaan.
b) Pencatatan transaksi pembentukan dana kas kecil
c) Pencatatan pengisian kembali dana kas kecil dalam jurnal pengeluaran kas/register cek.
d) Pencatatan pengeluaran dana kas kecil dalam jurnal pengeluaran dana kas kecil.
e) Pembuatan bukti kas keluar yang memberikan otorisasi kepada fungsi kas dalam mengeluarkan cek sebesar yang tercantum dalam dokumen tersebut, fungsi ini juga bertanggung jawab untuk melakukan verifikasi kelengkapan dan keabsahan dokumen pendukung sebagai dasar pembuatan bukti kas keluar.
Fungsi Pemegang Dana Kas Kecil, bertanggung jawab atas penyimpanan dana kas kecil, pengeluaran dana kas kecil sesuai dengan otorisasi dari pejabat tertentu yang ditunjuk dan permintaan pengisian kembali dana kas kecil.
Fungsi Pemeriksa Intern, bertanggung jawab atas penghitungan dana kas kecil (cash count) secara periodik dan pencocokan hasil penghitungannya dengan catatan kas, fungsi ini juga bertanggung jawab atas pemeriksaan secara mendadak (surprised audit) terhadap saldo dana kas kecil yang ada di tangan pemegang dana kas kecil.
Prosedur Pembentukan Dana Kas Kecil
Fungsi yang terkait dalam prosedur pembentukan dana kas kecil
1) Bagian Utang
2) Bagian Kasir/Kassa
3) Pemegang dana kas kecil
4) Bagian Akuntansi
Prosedur Pengisian Kembali Dana Kas Kecil
Fungsi yang terkait pada prosedur ini adalah:
1) Fungsi Pemegang Dana Kas Kecil
2) Fungsi Bagian Utang
3) Bagian Kasa/kasir
4) Bagian Jurnal
5) Bagian kartu Biaya
Prosedur pengeluaran Kas
Dalam perusahaan yang mengelolah kas dengan menerapkan sistem voucher, semua pengeluaran kas dilakukan dengan menggunakan cek, termasuk pengeluaran untuk pembentukan dan penggantian dana kas kecil. Semua pengeluaaran kas kecil pada umumnya harus melalui Bagian Hutang sehingga bagian-bagian unit (unit organisasi) yang terkait dengan transaksi pengeluaran kas meliputi bagian hutang, bagian
kasa, serta bagian juranal, dan laporan. Kegiatan masing-masing bagian sebagai berikut :
a. Bagian Hutang ( Berada di dalam departemen akuntansi).
1. Menerima dokumen-dokumen pendukung yang diserahkan oleh bagian-bagian lain seperti surat order pembelian, laporan penerimaan barang, faktur pembelian surat permintaan pengisian kas kecil, daftar gaji, beserta rangkap gaji yang harus di bayar.
2. Membuat bukti pengeluaran kas dalam 3 rangkap.
3. Lembar 1 dan 3 : dimaksudkan dalam map bukti pengeluaran kas yang belum jatuh tempo atau voucher belum dibayar. Map tersebut berfungsi sebagai buku pembantu hutang.
4. Lembar 2 : di sampaikan kepada bagian buku pembantu untuk dicatat dalam buku pembantu yang terkait, misalnya dalam buku (kartu) sediaan.
5. Mencatat bukti peneluaran kas dalam daftar (register) bukti pengeluaran kas.
6. Mengeluarkan bukti pengeluaran kas lembar 1 dan lembar 3 yang telah jatuh tempo pembayarannya beserta dokumen pendukung dari map bukti pengeluaran kas, kemudian diserahkan kepada bagian kasa untuk dilakukan pembayaran.
7. Menerima kembali bukti pengeluaran kas lembar 1 yang telah dicap lunas beserta dokumen pendukungnya dari bagian kasa.
8. Mencatat nomor cek dan pembayaran yang tercantum dalam bukti pengeluaran kas yang diterima kembali dari bagian kasa dalam daftar bukti pengeluaran kas.
9. Menyerahkan bukti pengeluaran kas lembar 1 yang beserta dokuman pendukungnya kepada bagian jurnal dan laporan.
b. Bagian Kasa.
1. Menerima bukti pengeluaran kas lembar 1 dan lembar 3 yang telah jatuh tempo pembayarannya, beserta dokumen pendukungnya dari bagain hutang.
2. Menyiapkan cek dengan jumlah uang tertulis dalam bukti pengeluaran kas, untuk ditandatangan oleh pejabat perusahaan yang berwenang. 3. Menyerahkan bukti pengeluaran kas lembar 1 dan lembar 3 :
4. Lembar 1 : setelah dicap lunas diserahkan kembali kepada bagian hutang beserta dokumen pendukungnya.
5. Lembar 2 : diserahkan kepada kreditor yang bersangkutan bersama dengan cek telah ditandangani sebagai pembayaran hutang.
c. Bagian Jurnal dan Laporan.
1. Menerima bukti pengeluaran kas lembar 1 bersama dengan dokumen pendukungnya dari bagian hutang.
2. Mencatat bukti pengeluaran kas dalam register cek yang berfungsi sebagai buku jurnal pengeluaran kas.
3. Mengarsipan bukti pengeluaran kas bersama dengan dokumen pendukung kas bersama dengan dokumen pendukungnya menurut urutan nomor bukti pengeluaran kas dalam folder (map) khusus. Folder yang bersangkutan merupakan arsip voucher yang sudah dibayar.
0 komentar:
Posting Komentar